E-Rechnungspflicht für Onlineshops in Deutschland ab 1. Januar 2025?
Onlinehändler in Deutschland müssen ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. In den kommenden Jahren werden noch weitergehende Änderungen hinzukommen. Dieses Thema wird gerade viel diskutiert. Aber leider werden dabei immer wieder falsche Behauptungen aufgestellt. Betreffen die Änderungen zum Jahreswechsel wirklich nur B2B-Händler oder nicht vielmehr alle Shops? Müssen Onlineshops jetzt noch schnell per Plugin für die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereitet werden, oder lässt sich das auch später nachholen? Wir haben uns die für die Rechtslage zur Rechnungsstellung anstehenden Änderungen mit Blick auf den E-Commerce genau angesehen und fassen zusammen, was Händler jetzt über E-Rechnungen wissen müssen.
Woher kommt die E-Rechnungspflicht?
Als EU-Mitgliedstaat ist Deutschland verpflichtet, die EU-Richtlinie 2014/55/EU für E-Rechnungen umzusetzen. Für öffentliche Auftraggeber wurden 2018 und 2020 mit der „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes” (E-Rechnungsverordnung – ERechV) bereits die Weichen in Richtung E-Rechnungspflicht gestellt. Nun wird Schritt für Schritt auch die Privatwirtschaft an die Verarbeitung elektronischer Rechnungen herangeführt – und soll nach und nach auch gesetzlich dazu verpflichtet werden.
Die Grundlage für die sogenannte „E-Rechnungspflicht“ zum 1. Januar 2025 im Handel zwischen inländischen Unternehmen liefert das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ (Wachstumschancengesetz), das im März 2024 verabschiedet wurde. In einem Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder bezeichnet das Bundesfinanzministerium diesen Schritt Mitte Oktober 2024 als „wesentlichen Baustein zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs“.
Welche Verpflichtungen gelten für wen ab 1. Januar 2025?
Händler in Deutschland müssen die im Wachstumschancengesetz enthaltenen Änderungen zur Einführung von E-Rechnungen im privaten Geschäftsverkehr umsetzen. Ein Hinweis vorab: Das liest sich erst einmal schlimmer, als es am Ende ist. Aber der Reihe nach.
E-Rechnungen für alle Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend
Das Bundesfinanzministerium stellt in dem erwähnten aktuellen Schreiben erst einmal fest:
Als Kernpunkt der Neuregelung wird die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze) eingeführt.
Das bedeutet, dass für alle Geschäfte zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland nur noch elektronische Rechnungen zulässig sind. Also auch dann, wenn ein B2C-Händler Ware bei einem Lieferanten im Inland einkauft. Aber was ist eine elektronische Rechnung?
Definition des Begriffs ‚E-Rechnung‘ wird geändert
Bisher wurde eine Rechnung im PDF-Format oder eine E-Mail, die alle für eine Rechnung verpflichtenden Angaben enthält, als elektronische Rechnung anerkannt. Aber gleichzeitig mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ändert der Gesetzgeber auch die Definition des Ausdrucks ‚elektronische Rechnung‘ beziehungsweise ‚E-Rechnung‘:
Ab dem 1. Januar 2025 […] liegt eine elektronische Rechnung (im Folgenden: E-Rechnung) nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG).
Um als E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers zu gelten, muss eine Rechnung künftig also nicht nur in irgendeiner digitalen Form vorliegen, sondern in einem speziellen Format, das automatisiert verarbeitet werden kann, weil es strukturierte Daten enthält – und auch das nicht einfach irgendwie, sondern im Einklang mit den Vorgaben der EU-Norm (EN 16931).
Ausnahmen: Steuerfreie und kleine Beträge
Was mit einer Vorwarnzeit von einigen Monaten verkündet wurde, scheint zunächst eine ziemliche Herausforderung darzustellen. Zwar gilt auch hier der Grundsatz „keine Regel ohne Ausnahme“:
Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Aber trotzdem bleibt es dabei, dass die meisten Rechnungsbeträge im inländischen B2B-Geschäftsverkehr von der neuen Regelung betroffen sind. Und das soll schon ab dem 1. Januar 2025 gelten?
Übergangsregelung für das Ausstellen von Rechnungen
Glücklicherweise wird Händlern für die Umsetzung noch Zeit gegeben. Der Gamechanger ist in diesem Fall – wenigstens vorübergehend – das Wort „Übergangsregelung“:
Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 kann eine Rechnung für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch als sonstige Rechnung […] ausgestellt und übermittelt werden. Die Ausstellung und Übermittlung einer Papierrechnung ist bis dahin umsatzsteuerlich immer zulässig.
Zu „sonstigen Rechnungen“ heißt es ergänzend:
Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails.
Das ist sehr beruhigend: Was das Ausstellen von Rechnungen angeht, ändert sich demnach im Endeffekt erst einmal gar nichts. Erst zwei Jahre später sollen dann wirklich nur noch E-Rechnungen ausgestellt werden dürfen. Bis dahin sind auch alle anderen Arten noch erlaubt. Das gilt wohlgemerkt für das Ausstellen von Rechnungen. Und was ist mit dem Empfang von E-Rechnungen?
Empfang von E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 verpflichtend
Aber Händler verkaufen ja nicht nur, sondern sie kaufen auch regelmäßig Ware ein. Das ist dann in jedem Fall B2B-Geschäftsverkehr. Und immer wenn der innerhalb Deutschlands stattfindet, ist für den Käufer zu beachten:
Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten […].
Wer als deutscher Onlinehändler – unter anderem – mit Unternehmen in Deutschland Geschäftsverkehr unterhält, muss technisch dazu in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das wird praktisch jeden Shopbetreiber hierzulande betreffen. Aber welche technische Ausstattung muss ein Händler dafür bereithalten?
Ein E-Mail-Postfach reicht vorerst aus
Das Bundesfinanzministerium führt in seinem Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder aus, welche technischen Anforderungen erfüllt sein müssen, damit Unternehmen, eine E-Rechnung empfangen können:
Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren.
Onlinehändler können sich also für den Augenblick entspannen: Solange sie auch nach Silvester 2024 per E-Mail erreichbar bleiben, sind sie im Hinblick auf E-Rechnungen erst einmal auf der sicheren Seite.
Trotzdem ist es gut, sich schon jetzt intensiver mit der Thematik auseinanderzusetzen – insbesondere im B2B-Bereich. Zum einen, weil die Verpflichtung, E-Rechnungen auch ausstellen zu können, schon ab Anfang 2027 im Geschäftskundenverkehr verpflichtend sein wird. Und zum anderen, weil sich mit E-Rechnungen Workflows erheblich vereinfachen und beschleunigen lassen. Und genau dieser letzte Punkt ist ja auch die Idee hinter der gesamten europapolitischen Initiative.
Überblick: Was genau wird wann verpflichtend?
Im Lauf der kommenden Jahre soll die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen Schritt für Schritt als verbindlicher Standard eingeführt werden. Dafür ist vom Gesetzgeber folgender Zeitplan vorgesehen:
- Ab 1. Januar 2025
Für B2B-Umsätze im Inland gilt: Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. - Ab 1. Januar 2027
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro sollen Rechnungen allerdings weiterhin in Papierform oder als unstrukturierte PDF-Dateien versenden dürfen. - Ab 1. Januar 2028
Alle Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr müssen als E-Rechnungen gestellt, versendet und empfangen werden – und zwar für alle Unternehmen. Der Versand von Rechnungen in Papierform, als unstrukturierte PDF-Datei oder normale E-Mail wird dann nicht mehr zulässig sein.
Das heißt: Spätestens in zwei beziehungsweise drei Jahren müssen alle B2B-Onlinehändler ihren Shop – beziehungsweise ihr ERP-System auf E-Rechnungen umgestellt haben. Und für alle anderen Shopbetreiber ist es sinnvoll, schon jetzt zu prüfen, wann und auf welche Weise sie sich für die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereiten.
Welche Vorteile hat der Umstieg auf E-Rechnungen?
Durch den Umstieg auf E-Rechnungen können Unternehmen die Verarbeitung von Rechnungen „medienbruchfrei“ und damit sehr effizient gestalten. Standardisierte Datenformate sorgen dafür, dass der elektronische Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) reibungslos funktioniert, was nicht nur die Buchhaltung vereinfacht, sondern auch vermeidbare Fehlerquellen abstellt.
Welche Standards für E-Rechnungen gibt es?
Für E-Rechnungen gibt es bereits mehrere Standards. Für Deutschland setzt der Gesetzgeber auf XRechnung als XML-Standard und ZUGFeRD als hybrides Dateiformat, in dem die strukturierten Daten der E-Rechnung in ein für Menschen lesbares PDF-Dokument (PDF/A-3) integriert ist. Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu an die oberen Finanzbehörden der Länder:
Insbesondere Rechnungen nach dem Standard XRechnung […] und nach dem ZUGFeRD-Format […] ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, stellen grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format dar, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entspricht.
In anderen europäischen Staaten sind bereits andere Standards etabliert, die ebenfalls angewandt werden dürfen. Wichtig ist, dass das Datenformat der genannten Richtlinie entspricht.
Für die elektronische Abrechnung inländischer B2B-Umsätze kann insofern auch eine Verwendung von weiteren europäischen Rechnungsformaten nach dem vorbezeichneten Standard in Betracht kommen, z. B. Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing.
Welcher Standard im Einzelfall angewandt wird, muss am Ende zwischen den Vertragsparteien ausgehandelt werden. Das könnte im grenzüberschreitenden Handel in Zukunft hier und da noch etwas knirschen. Aber innerhalb Deutschlands ist davon auszugehen, dass XRechnung und ZUGFeRD gesetzt sind.
Was können Betreiber von Onlineshops jetzt tun?
Wir empfehlen allen Shopbetreibern im B2B-Bereich, schon jetzt auf E-Rechnungen umzusteigen – idealerweise im hybriden Format ZUGFeRD. Wer ein ERP-System einsetzt, wird darüber ohnehin bereits die Möglichkeit haben, strukturierte Rechnungsdaten zu verarbeiten und auch selbst E-Rechnungen nach dem Standard XRechnung beziehungsweise ZUGFeRD auszustellen.
Wer B2B-Rechnungen direkt im Onlineshop erstellt, braucht eine Erweiterung für das System, um dabei die Standards für strukturierte Daten in E-Rechnungen verwenden zu können. Für Magento Onlineshops existiert aktuell noch keine entsprechende Extension. Für Shopware gibt es aktuell erst ein Plugin, mit dem sich E-Rechnungen validieren lassen. Eine von Codebarista entwickelte B2B-Erweiterung zum Erzeugen von Rechnungen gemäß XRechnung, ZUGFeRD und anderen Standards soll aber noch 2024 erscheinen.
Brauchen Sie Unterstützung?
Können wir Sie zur Einführung von E-Rechnungs-Standards in Ihrem B2B-Onlineshop beraten?
